Privacy Policy

Tratamiento de datos personales

Protegemos y respetamos tu información

EMINNENTE GROUP S.A.S

NIT 901619702-9

En cumplimiento de lo dispuesto en la Ley 1581 del 2012, el Decreto reglamentario 1377 del 2013 y las instrucciones impartidas por la Delegatura para la Protección de Datos Personales de la Superintendencia de Industria y Comercio, EMINNENTE GROUP S.A.S (en adelante la Operadora) adopta la siguiente “Política Interna de Tratamiento de Datos Personales”, la cual será puesta a total disposición de los Titulares de Datos Personales recolectados o que en el futuro se recolecten en el ejercicio propio de la actividad desarrollada.

De esta manera, la Operadora garantiza los derechos de intimidad, buen nombre y habeas data, consagrados en la Constitución Política colombiana, y sus operaciones, en cuanto al Tratamiento de Datos Personales, se regirán por los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.

1.          IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE Y ENCARGADO DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Razón Social: EMINNENTE GROUP S.A.S

NIT: 901619702-9

Domicilio: Medellín, Antioquia

Dirección: 

Correo electrónico: info@eminnente.com

Página web:  eminnente.com

Teléfono:  3137606206

1. ÁMBITO DE APLICACIÓN

La presente “Política Interna de Tratamiento de Datos Personales” será aplicable a los Datos Personales registrados en cualquier Base de Datos de la Operadora, siempre y cuando el Titular del dato sea una persona natural.

1. DEFINICIONES

De conformidad con las normas vigentes sobre protección de Datos Personales, se tienen en cuenta para la presente “Política Interna de Tratamiento de Datos Personales”, los siguientes conceptos:

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales.
• Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los Datos Personales.
• Base de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de Tratamiento.
• Causahabiente: Persona que ha sucedido a otra por causa del fallecimiento de ésta (heredero).
• Consulta: Solicitud presentada por el Titular ante la Operadora solicitando conocer los datos suyos que reposan en Bases de Datos de esta.
• Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

• Dato Público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados Datos Públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los Datos Públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

• Dato Semiprivado: Dato que no tiene la naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento interesa al Titular y cierto grupo de personas o a la sociedad en general.
• Datos Sensibles: Se entiende por Datos Sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
• Encargado de Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable de Tratamiento.
• Reclamo: Solicitud presentada por el Titular ante la Operadora solicitando la corrección, actualización, supresión de datos suyos que se encuentren en Bases de Datos de esta, o efectuando algún requerimiento cuando adviertan alguna infracción al régimen de protección de Datos Personales.
• Responsable de Tratamiento: Operadora, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los datos.

• Titular: Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento.
• Transferencia: La Transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado de Tratamiento de Datos Personales, ubicado en Colombia, envía la información o los Datos Personales a un receptor, que a su vez es Responsable de Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
• Transmisión: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

III.        PRINCIPIOS

La actividad de Tratamiento de Datos Personales realizada por la Operadora se regirá por los siguientes principios:

• Principio de legalidad: El Tratamiento de datos es una actividad reglada, la cual deberá estar sujeta a las disposiciones legales vigentes y aplicables que rigen el tema.
• Principio de finalidad: La actividad del Tratamiento de Datos Personales que realice la Operadora obedecerá a una finalidad legítima en consonancia con la Constitución Política de Colombia. Dicha finalidad siempre deberá ser informada al respectivo Titular de los Datos Personales.
• Principio de libertad: El Tratamiento de los Datos Personales sólo puede realizarse con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular. Los Datos Personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa Autorización, o en ausencia de mandato legal, estatutario o judicial que releve el consentimiento.
• Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento de Datos Personales debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Está prohibido el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
• Principio de transparencia: En el Tratamiento de Datos Personales, la Operadora garantizará al Titular su derecho de obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de cualquier tipo de información o Dato Personal que sea de su interés o Titularidad.
• Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento de Datos Personales se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de éstos, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En consecuencia, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley. Los Datos Personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la ley.

Para estos efectos la obligación de la Operadora será de medio.

• Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por la Operadora, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, Consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
•     Principio de confidencialidad: Todas las personas que en la Operadora, administren, manejen, actualicen o tengan acceso a informaciones de cualquier tipo que se encuentre en Bases de Datos, están obligadas a garantizar la reserva de la información, por lo que se comprometen a conservar y mantener de manera estrictamente confidencial y no revelar a terceros, toda la información que llegaren a conocer en la ejecución y ejercicio de sus funciones; salvo cuando se trate de actividades autorizadas expresamente por la ley de protección de datos.

1. DERECHOS DEL TITULAR DE LA INFORMACIÓN

De conformidad con lo establecido en la normatividad de protección de datos, son derechos de los Titulares los siguientes:

a)Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales frente a la Operadora. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

b)Solicitar prueba de la Autorización otorgada a la Operadora salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de Ley 1581 del 2012.

c)Ser informado por la Operadora, previa solicitud, respecto del uso que se le ha dado a sus Datos Personales.

d)Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio o la entidad que hiciere sus veces, quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, previo trámite de Consulta o requerimiento ante la Operadora.

e)Revocar la Autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

f)Acceder en forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento, al menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales de la presente política que motiven nuevas Consultas.

Estos derechos podrán ser ejercidos por:

a)El Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición la

b)Los Causahabientes del Titular, quienes deberán acreditar dicha calidad.

c)El representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.

d)Otro a favor o para el cual el Titular hubiere estipulado.

1. RESPONSABLE Y ENCARGADO

En la actividad de Tratamiento de Datos Personales, la Operadora asumirá la doble calidad de Responsable y Encargado de Tratamiento de estos.

1. AUTORIZACIÓN Y CONSENTIMIENTO DEL TITULAR

La Operadora requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del Titular de los Datos Personales para el Tratamiento de los mismos, excepto en los casos expresamente autorizados en la ley, a saber:

1. a)Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
2. b)Datos de naturaleza pública.
3. c)Casos de urgencia médica o sanitaria.
4. d)Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
5. e)Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

La Autorización a la Operadora para el Tratamiento de los Datos Personales será otorgada por:

a)El Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición la

b)Los Causahabientes del Titular, quienes deberán acreditar tal calidad.

c)El representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.

d)Otro a favor o para el cual el Titular hubiere estipulado.

7.1. Medios para otorgar la Autorización:

La Operadora obtendrá la Autorización de manera expresa o tácita mediante diferentes medios, entre ellos, el documento físico, electrónico, mensaje de datos que haya sido obtenido desde el portal de contacto, correos electrónicos, sitios web, o en cualquier otro formato o conducta que en todo caso permita la obtención del consentimiento mediante conductas inequívocas a través de las cuales se concluya que de no haberse surtido la misma por parte del Titular o la persona legitimada para ello, los datos no se hubieran almacenado o capturado en la Base de Datos.

7.2. Prueba de la Autorización:

La Operadora conservará la prueba de la Autorización otorgada por los Titulares de los Datos Personales para su Tratamiento, para lo cual utilizará los mecanismos disponibles a su alcance en la actualidad al igual que adoptará las acciones necesarias para mantener el registro de la forma y fecha y en la que obtuvo ésta.

En consecuencia, la Operadora podrá establecer archivos físicos o repositorios electrónicos realizados de manera directa o a través de terceros contratados para tal fin.

7.3. Revocatoria de la Autorización:

Los Titulares de los Datos Personales pueden en cualquier momento revocar la Autorización otorgada a la Operadora para el Tratamiento de sus Datos Personales o solicitar la supresión de los mismos, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. la Operadora establecerá mecanismos sencillos y gratuitos que permitan al Titular revocar su Autorización o solicitar la supresión de sus Datos Personales.

Para lo anterior, deberá tenerse en cuenta que la revocatoria del consentimiento puede expresarse, por una parte, de manera total en relación con las finalidades autorizadas, y por lo tanto la Operadora deberá cesar cualquier actividad de Tratamiento de los datos; y por la otra de manera parcial en relación con ciertos tipos de Tratamiento, en cuyo caso serán estos sobre los que cesarán las actividades de Tratamiento, como para fines publicitarios, entre otros. En este último caso, la Operadora podrá continuar tratando los Datos Personales para aquellos fines en relación con los cuales el Titular no hubiera revocado su consentimiento.

VII.        CATEGORÍAS DE BASES DE DATOS DE LA OPERADORA

La Operadora en ejercicio de su actividad, operará con las siguientes Bases de datos, a saber:

a)Base de datos de empleados y posibles empleados

b)Base de datos de proveedores y contratistas

c)Base de datos de clientes

d)Base de datos de Accionistas, Contratos de Colaboración o cualquier otro tipo de contrato comercial

Lo anterior, sin perjuicio de que eventualmente la Operadora opere con bases de datos diferentes a las enunciadas.

Tratamiento al cual serán sometidos los datos y su finalidad.

a)Tratamiento y finalidad de datos personales de empleados y posibles empleados:

Esta base de datos contiene la información de las personas que se encuentren en etapa de convocatoria laboral o se encuentran vinculadas a la Operadora mediante contrato de trabajo o practicantes vinculados mediante contrato de aprendizaje, los datos serán correspondientes a las hojas de vida presentadas a la Operadora y en todo caso nombre, apellidos, nacionalidad, numero de cedula y lugar de expedición, fecha y lugar de nacimiento, sexo, estado civil, lugar de residencia, dirección, teléfono fijo y celular, libreta militar, correo electrónico personal, fondo de pensiones, EPS, fondo de cesantías, número de cuenta bancaria, datos de familiares a quienes contactar en caso de emergencia, incluidos niños niñas y adolescentes en primer grado de consanguineidad, registros fotográficos, ocupación, información académica (nivel de estudios, título obtenido, fecha de terminación, nombre de la institución), experiencia laboral (cargo desempeñando, nombre de la empresa, salario, fecha de inicio, fecha de retiro).

• Forma de recopilación: Los datos son tomados de las hojas de vida presentadas a la Operadora en los procesos de selección de personal. Los datos que no se encuentren en la hoja de vida y que sean necesarios, en todo caso serán solicitados a los Titulares a través del contrato de trabajo, de aprendizaje y otros documentos suscritos por aquellos.

• Finalidad: Los datos anteriormente mencionados únicamente se recopilan con el fin de cumplir con las obligaciones derivadas del contrato laboral (y de prestación de servicios y aprendizaje), dentro de las que se encuentran:

1. Administración de Sistemas de Información.
2. Capacitación.
3. Concesión y gestión de permisos, licencias y autorizaciones.
4. Control de horario.
5. Custodia y gestión de información y bases de datos.
6. Envío de publicidad.
7. Envío de comunicaciones.
8. Fines históricos, científicos o estadísticos.
9. Formación de personal.
10. Formación profesional ocupacional.
11. Gestión administrativa.
12. Gestión de cobros y pagos.
13. Gestión de estadísticas internas.
14. Gestión de nómina.
15. Gestión de personal.
16. Gestión de trabajo temporal.
17. Gestión económica y contable.
18. Gestión fiscal.
19. Investigación epidemiológica y actividades análogas.
20. Prestación de servicios de certificación.
21. Prestaciones sociales.
22. Prevención de riesgos laborales.
23. Procedimientos administrativos.
24. Programas de promoción y prevención.
25. Promoción y gestión de empleo.
26. Promoción y selección de personal.
27. Publicaciones de la Operadora y otras sociedades aliadas de esta.

bb.Registro de entrada y salida de documentos.

1. Remisión de información a los titulares, relacionada con el objeto social de la organización.

dd. Sistemas de ayuda a la toma de decisiones.

1. Verificación de datos y referencias.
2. Verificación de requisitos jurídicos, técnicos y/o financieros.

• Tratamiento: Se circunscribe a la recolección, almacenamiento (en archivos físicos o electrónicos), el uso con los fines anteriormente relacionados, la circulación, actualización, transmisión y transferencia

• Vigencia: Los datos contenidos en la Base de Datos de empleados y prestadores de servicios perduraran allí durante el tiempo en que se extienda la relación laboral, de prestación de servicios o de aprendizaje, y por un término de treinta (30) años o el tiempo que sea necesario para el cumplimiento de los fines aquí plasmados.
• b)Tratamiento y finalidad de las Bases de Datos Personales de Proveedores y Contratistas:

Esta Base de Datos contiene la información de las personas que se encuentran en proceso vinculadas a la Operadora mediante contrato de prestación de servicios u otros contratos de carácter civil o comercial por medio del cual preste servicios o provea productos.

Los datos serán los correspondientes a los respectivos contratos, así como formularios y documentos presentados a la Operadora, y en todo caso: nombre, apellidos, nacionalidad, número de cédula y lugar de expedición, fecha y lugar de nacimiento, sexo estado civil, lugar de residencia, dirección, teléfono fijo y celular, libreta militar, correo electrónico personal, registros fotográficos, ocupación, información académica (nivel de estudios, título obtenido, fecha de ingreso, fecha de terminación, nombre de la institución), experiencia laboral (cargo desempeñado, nombre de la empresa, salario, fecha de inicio, fecha de retiro).

• Forma de recopilación: Los datos son tomados a través de solicitudes por correo electrónico, teléfono, contrato de prestación de servicios u orden de compra, sitio web o cualquier constancia de información con la que se perfeccione la relación comercial entre proveedores y la Operadora.
• Finalidad: Los datos anteriormente relacionados únicamente se recopilan para dar cumplimiento a las obligaciones derivadas del contrato comercial o civil, así como las siguientes:

1. Control de inventarios.
2. Gestión de proveedores.
3. Históricos de relaciones comerciales.
4. Verificación de requisitos jurídicos, técnicos y/o financieros.
5. Trámite de pago, reembolso, cancelación y/o revocación de seguros.
6. Envío de comunicaciones con finalidad publicitaria.
7. Gestión de facturación.
8. Fines históricos, científicos o estadísticos.
9. Gestión de estadísticas internas.
10. Procedimientos administrativos.
11. Publicaciones.
12. Registro de entrada y salida de documentos.
13. Gestión administrativa.
14. Gestión de cobros y pagos.
15. Gestión económica y contable.
16. Gestión fiscal.
17. Sistemas de ayuda a la toma de decisiones.
18. Programas de promoción y prevención.
19. Custodia y gestión de información y bases de datos.
20. Administración de Sistemas de Información.
21. Envío de comunicaciones.
22. Remisión de información a los titulares, relacionada con el objeto social de la organización, de las personas que hagan parte del grupo empresarial de la Operadora y otras sociedades aliadas de esta.

1. Consulta en Bases de Datos de Centrales de Riesgo.
2. Reporte en Centrales de Riesgo.

Consulta en Bases de Datos en relación con el cumplimiento del SARLAFT.

• Tratamiento: Se circunscribe a la recolección, almacenamiento (en archivos físicos o electrónicos), el uso con los fines anteriormente relacionados, la circulación, actualización, transmisión y transferencia.

• Vigencia: Los datos contenidos en la Base de Datos de posibles empleados y prestadores de servicios perduraran allí desde que el respectivo dato sea registrado en la Base de Datos y por un término de treinta (30) años o el tiempo que sea necesario para el cumplimiento de los fines aquí plasmados.

1. c)Tratamiento y finalidad de Datos Personales de Clientes:

Esta Base de Datos contiene la información transmitida y/o transferida por los contratantes de la Operadora, mismos que son almacenados y gestionados por la Operadora en razón a la prestación de servicios contratada. La base de datos se compone de nombre completo, edad, género, tipo y número de identificación, dirección, teléfonos de contacto, correo electrónico, datos financieros; y demás datos relativos a los entregados en contratos de promesas de compraventa, contratos de compraventa en escrituras públicas, así como todos los relacionados.

• Forma de recopilación: Los datos serán tomados a través de la plataforma de la Operadora que utilicen los contratantes o el personal médico bajo su contratación.
• Veracidad de la información: El contratante asegura que la información suministrada es real, cierta y actual, además manifiesta que suministra su información de forma libre y voluntaria, con la intención de que sea administrada por parte de la Operadorao por la persona que esta delegue para tratar dicha información.
• Finalidad: Los datos anteriormente relacionados se recopilan con las siguientes finalidades:

1. Atención al ciudadano/cliente (Gestión PQR).
2. Fidelización de clientes.
3. Comercialización de datos.
4. Control de inventarios.
5. Gestión de clientes.
6. Marketing.
7. Análisis de perfiles.
8. Encuestas de opinión.
9. Prospección comercial.
10. Publicidad propia.
11. Segmentación de mercados.
12. Venta a distancia.
13. Comercio electrónico.
14. Ofrecimiento productos y servicios.
15. Gestión de facturación.
16. Fines históricos, científicos o estadísticos.
17. Gestión de estadísticas internas.
18. Procedimientos administrativos.
19. Publicaciones.
20. Registro de entrada y salida de documentos.
21. Gestión administrativa.
22. Gestión de cobros y pagos.
23. Gestión económica y contable.
24. Gestión fiscal.
25. Sistemas de ayuda a la toma de decisiones.
26. Programas de promoción y prevención.
27. Custodia y gestión de información y bases de datos.

bb. Administración de Sistemas de Información.

1. Envío de comunicaciones.

dd. Remisión de información a los titulares, relacionada con el objeto social de la organización.

1. Consulta en Bases de Datos de Centrales de Riesgo.
2. Reporte en Centrales de Riesgo.

gg. Consulta en Bases de Datos en relación con el cumplimiento del SARLAFT.

• Tratamiento: Se circunscribe a la recolección, almacenamiento (en archivos físicos o electrónicos), el uso con los fines anteriormente relacionados, la circulación, actualización, transmisión y transferencia.

• Vigencia: Los datos contenidos en la Base de Datos de contratantes de la Operadora perdurarán allí durante el tiempo en que se extienda la relación comercial correspondiente y por un término de treinta (30) años o el tiempo que sea necesario para el cumplimiento de los fines aquí plasmados.

1. d)Tratamiento y finalidad de Datos Personales de Accionistas, Contratos de Colaboración o cualquier otro tipo de contrato comercial:

Esta Base de Datos contiene la información de las personas con las que la Operadora ostenta una relación contractual de colaboración o de cualquier otro contrato comercial típico o atípico con la finalidad de desarrollar su objeto, diferente a la prestación de servicios.

Esta Base de Datos incluye nombre completo, identificación, RUT, dirección, teléfonos de contacto, correo electrónico, si es o no responsable de IVA, número y tipo de cuenta bancaria y demás datos recibidos por medio de cualquier tipo de documentos o mensaje directo de su titular.

• Forma de recopilación: Los datos se recopilan a través de (sin limitarse) correo electrónico, teléfono, contratos y formularios.

• Finalidad: Los datos anteriormente mencionados se recopilan con la finalidad de permitirle a la Operadora dar cumplimiento a las obligaciones originadas en la respectiva relación contractual y realizar seguimiento al cumplimiento de las obligaciones de dichos contratos por parte de los Titulares de los datos. También se utiliza para:

1. Históricos de relaciones comerciales.
2. Verificación de requisitos jurídicos, técnicos y/o financieros.
3. Gestión de facturación.
4. Fines históricos, científicos o estadísticos.
5. Gestión de estadísticas internas.
6. Procedimientos administrativos.
7. Publicaciones.
8. Registro de entrada y salida de documentos.
9. Gestión administrativa.
10. Gestión de cobros y pagos.
11. Gestión económica y contable.
12. Gestión fiscal.
13. Sistemas de ayuda a la toma de decisiones.
14. Programas de promoción y prevención.
15. Custodia y gestión de información y bases de datos.
16. Administración de Sistemas de Información.
17. Envío de comunicaciones.
18. Remisión de información a los titulares, relacionada con el objeto social de la organización.
19. Consulta en Bases de Datos de Centrales de Riesgo.
20. Reporte en Centrales de Riesgo.
21. Consulta en Bases de Datos en relación con el cumplimiento del SARLAFT.

• Tratamiento: Se circunscribe a la recolección, almacenamiento (en archivos físicos o electrónicos), el uso con los fines anteriormente relacionados, la circulación, actualización, transmisión y transferencia.

• Vigencia: Los datos contenidos en la Base de Datos de proveedores de la Operadora perduraran allí durante el tiempo en que se extienda la relación comercial correspondiente y por un término de treinta (30) años o el tiempo que sea necesario para el cumplimiento de los fines aquí plasmados.

8.2. Datos Sensibles:

Para el caso de Datos Personales Sensibles, la Operadora podrá hacer uso y Tratamiento de ellos cuando:

a)El Titular haya dado su Autorización explícita, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha Autorización.

b)El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su Autorización.

c)El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la Autorización del Titular.

d)El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

e)El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.

f)Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el Tratamiento de Datos Sensibles se requiere la Autorización previa, expresa e informada del Titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de Consulta y verificación posterior.

8.4. Datos personales de menores de edad

Con excepción de los datos de naturaleza pública, para el tratamiento de datos correspondientes a niños y adolescentes, la Operadora dará prevalencia al interés superior de aquellos y al respeto de sus derechos fundamentales, previa autorización del representante legal con atención a la opinión del niño o adolescente con sujeción a su madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

Los derechos e intereses de los niños y adolescentes en cuanto al tratamiento de sus datos personales, deberá ser ejercido por la persona esté facultada para su representación.

VIII.        AVISO DE PRIVACIDAD

Tal como se indicó en las definiciones, el Aviso de Privacidad es el documento físico, electrónico o mensaje de datos en cualquier otro formato, puesto a disposición del Titular para informarle acerca del Tratamiento de sus Datos Personales. A través de este documento se comunica al Titular la información relacionada con la existencia de las políticas de Tratamiento de información de la Operadora y que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del Tratamiento que se pretende dar a los Datos Personales.

El Aviso de Privacidad contendrá como mínimo, la siguiente información:

a)La identificación del Responsable de Tratamiento.

b)El tipo de Tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad de este.

c)Informar al Titular cómo acceder o Consultar la política de Tratamiento de información.

1. DERECHO DE ACCESO

Para garantizar el derecho de acceso del Titular de los datos, la Operadora pondrá a disposición de éste, previa acreditación de su identidad, legitimidad, o personalidad de su representante, sin costo o erogación alguna, los respectivos Datos Personales a través de todo tipo de medio, incluyendo los medios electrónicos que permitan el acceso directo del Titular a ellos.

1. PROCEDIMIENTO

De conformidad con lo establecido en las leyes que regulan la materia, los procedimientos se circunscriben a la solicitud de Consulta y Reclamo ante la Operadora.

Independientemente de si se trata de Consulta o Reclamo, para dar atención a las solicitudes y comunicaciones de cualquier índole, provenientes de los Titulares, la Operadora dispone de los siguientes canales:

Canal electrónico habilitado: info@eminnentegroup.com

Como área encargada de velar por el cumplimiento del régimen de protección de Datos Personales al interior de la Operadora, se crea la Sección de Protección de Datos Personales.

11.1. Consultas:

Los Titulares o sus Causahabientes podrán Consultar la información personal del Titular que repose en la Operadora, quien suministrará toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.

Independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de Consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la Consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los diez (10) días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su Consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

11.2. Reclamos:

El Titular o sus Causahabientes que consideren que la información contenida en una Base de Datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un Reclamo ante la Operadora, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

• El Reclamo del Titular se formulará mediante solicitud dirigida a la Operadora por cualquiera de los canales de comunicación ya mencionados, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al Reclamo, la dirección electrónica para recibir la respuesta, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el Reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del Reclamo para que subsane las fallas.

Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del Reclamo.

En caso de que quien reciba el Reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

• Una vez recibido el Reclamo completo, se remitirá un correo electrónico informando sobre la recepción y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles.

• El término máximo para atender el Reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el Reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su Reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

El derecho del Titular a generar Reclamos no implica automáticamente recibir una respuesta acorde con lo solicitado; en consecuencia, la Operadora podrá negar lo solicitado en el Reclamo, especialmente si se trata de solicitudes de supresión, cuando:

• El Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la Base de Datos.
• El contrato que regula la relación del Titular con la Operadora se encuentre vigente.
• La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
• Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del Titular.
• La finalidad sea realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el Titular.

1. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

Dando cumplimiento al principio de seguridad establecido en la normatividad vigente, la Operadora adoptará las medidas necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, Consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, mediante la implementación de una política interna de seguridad acorde tanto al tipo de información como los medios en que aquella es almacenada. 

1. VIDEOVIGILANCIA

Teniendo en cuenta la existencia de Sistema de Videovigilancia en lugares que son de administración de la Operadora, la presente política se aplicará al tratamiento de los datos captados por dicho medio, la cual será aplicable a cualquier persona, sin distinción del vínculo que exista o que no exista con la Operadora, siempre que concurran a los lugares en cuestión como visitantes, invitados o no.

Las finalidades del tratamiento son:

1. Gestión de clientes.
2. Marketing.
3. Fines históricos, científicos o estadísticos.
4. Gestión de estadísticas internas.
5. Registro de entrada y salida de visitantes.
6. Sistemas de ayuda a la toma de decisiones.
7. Programas de promoción y prevención.
8. Seguridad del lugar.

En todos los casos, ante la existencia de cámara que haga parte de este sistema, se tendrá aviso de privacidad visible al público y en todo caso, cercano al lugar de ubicación de la correspondiente cámara.

El Sistema de Videovigilancia podrá contener, de acuerdo con las características técnicas de las cámaras de cada lugar, archivo de audio, al cual le aplican las condiciones anteriormente mencionadas.

En especial, la duración de los archivos de videovigilancia, estarán en los sistemas del prestador del servicio de vigilancia, así como en las bases de la Operadora, por un término aproximado de ___, o más, en caso de conocimiento de un hecho sobre el cual, debe resguardarse la información con expectativa de que sea solicitado por autoridades.

1. PROCEDIMIENTO DE NOTIFICACIÓN, GESTIÓN Y RESPUESTA ANTE INCIDENCIAS

El Responsable del Tratamiento establece un procedimiento de notificación, gestión y respuesta de incidencias con el fin de garantizar la confidencialidad, disponibilidad e integridad de la información contenida en las bases de datos que están bajo su responsabilidad

Los usuarios y responsables de procedimientos, así como cualquier persona que tenga relación con el almacenamiento, tratamiento o consulta de las bases de datos recogidas en este documento, deben conocer el procedimiento para actuar en caso de incidencia.

El procedimiento de notificación, gestión y respuesta ante incidencias es el siguiente:

a)Cuando una persona tenga conocimiento de una incidencia (perdida, hurto y/o acceso no autorizado) que afecte o pueda afectar la confidencialidad, disponibilidad e integridad de la información protegida de la empresa o alguno de los Encargados deberá comunicarlo, de manera inmediata, al Oficial de Protección de Datos, describiendo detalladamente el tipo de incidencia producida, e indicando las personas que hayan podido tener relación con la incidencia, la fecha y hora en que se ha producido, la persona que notifica la incidencia, la persona a quién se le comunica y los efectos que ha producido.

b)Una vez comunicada la incidencia ha de solicitar al Oficial de Protección de Datos un acuse de recibo en el que conste la notificación de la incidencia con todos los requisitos enumerados anteriormente.

c)El Responsable del Tratamiento crea un registro de incidencias que debe contener: el tipo de incidencia (Fraude Interno o externo, Daños a activos físicos, Fallas tecnológicas, Ejecución y administración de procesos), fecha y hora de la misma, persona que la notifica, persona a la que se le comunica, efectos de la incidencia y medidas correctoras cuando corresponda. Este registro es gestionado por el Oficial de Protección de Datos.

d)Asimismo, debe implementar los procedimientos para la recuperación de los datos cuando aplica, indicando quien ejecuta el proceso, los datos restaurados y, en su caso, los datos que han requerido ser grabados manualmente en el proceso de recuperación.

e)Finalmente, el Responsable del Tratamiento notificará del incidente a los Titulares, cuando se identifique que puedan verse afectados de manera significativa.

  III.        ENTREGA DE DATOS PERSONALES A LAS AUTORIDADES

Cuando por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial se soliciten al Responsable del Tratamiento acceso y/o entrega de datos de carácter personal contenidos en cualquiera de sus bases de datos, se verificará la legalidad de la petición, la pertinencia de los datos solicitados en relación con la finalidad expresada por la autoridad, y se suscribirá acta de la entrega de la información personal solicitada, precisando la obligación de garantizar los derechos del Titular, tanto al funcionario que hace la solicitud, a quien la recibe, así como a la entidad requirente.

1.    ACTUALIZACIÓN DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

En caso de actualización de la política de datos personales, la misma será actualizada a través de los medios digitales generales y físicos disponibles para dar a conocer inmediata la política actual. 

1. VIGENCIA

La presente “Política Interna de Tratamiento de Datos Personales” rige a partir del momento de su aceptación y hasta el momento en el que cese el deber legal de la Operadora de conservar dicha política o un término de treinta (30) años o el tiempo que sea necesario para el cumplimiento de los fines aquí plasmados, y deja sin efectos los reglamentos o manuales especiales que se hubiesen podido adoptar anteriormente

La Operadora se reserva la facultad de modificar la presente política, de manera unipersonal, para lo cual hará conocer la nueva versión al Titular de los Datos.

En todo caso, será la última versión de la política la que se aplicará.